Stel je dit even voor...
Je hebt een afspraak met meneer Adriaansen. Hij komt binnen, kijkt naar een stoel, schudt vluchtig je hand, ploft neer en begint zonder oogcontact meteen z’n verhaal te vertellen terwijl hij naar het plafond staart.
Of je hebt net een verschrikkelijk telefoongesprek gehad met een klant die je compleet uitfoeterde. Je stormt boos het kantoor van je manager binnen om even stoom af te blazen, en die zegt bloedkalm: “Marieke, hoe staat het eigenlijk met dat project van vorige maand?”
Of je zit in de trein, verdiept in je werk, en ineens roept iemand naast je keihard: “Op welk station zijn we eigenlijk?!”
Dat soort momenten voelen ongemakkelijk of gewoon ronduit irritant. En dat is niet zo gek, want in al deze gevallen probeert iemand contact te maken zonder even echt op jou af te stemmen.
Oké, maar wat is dat dan – afstemmen?
Afstemmen is eigenlijk gewoon zorgen dat jij en de ander een beetje op dezelfde golflengte zitten. Je houdt rekening met elkaars stemming, manier van communiceren en verwachtingen. Daardoor gaat alles soepeler: samenwerken, praten, iets uitleggen, en ook… ruzie voorkomen.
Een goed afgestemd gesprek herken je eraan dat mensen echt naar elkaar luisteren en reageren op wat de ander zegt – in plaats van gewoon hun eigen ding te doen.
Waarom is afstemmen zo belangrijk?
Denk aan een ouderwetse radio: die kraakt en ruis als je net niet goed op de zender zit. Pas als je ‘m goed afstemt, hoor je alles helder. Zo werkt het met mensen ook. Pas als jij echt afstemt op de ander, is diegene ook bereid om jou te volgen.
Wanneer is de afstemming écht goed?
Als er drie dingen aanwezig zijn:
- Respect voor elkaars mening (je hoeft het niet altijd eens te zijn!)
- Vertrouwen en echte interesse in elkaar
- Bereidheid om elkaar te volgen (een open houding dus)
Afstemmen werkt twee kanten op. Je kunt niemand dwingen om mee te doen, maar jij kunt wél het goede voorbeeld geven. Vaak volgt de ander dan vanzelf. En als dat niet gebeurt? Dan kun je alsnog kiezen om het voortouw te nemen – het loont bijna altijd.
Afstemmen is trouwens niet alleen belangrijk aan het begin van een gesprek. Het is de bedoeling dat je die ‘klik’ vasthoudt tot het eind.
Hoe stem je nou eigenlijk af?
Er zijn allerlei manieren om dat te doen. Je kunt afstemmen op:
- Inhoud (wat er gezegd wordt)
- Gedrag (hoe iemand zich gedraagt of beweegt)
- Emotie (hoe iemand zich voelt)
- Taalgebruik en stemvolume
- Small talk (die ogenschijnlijk onbelangrijke praatjes over het weer of het weekend? Die zijn goud waard voor afstemming.)
Bij mensen die je goed kent – een vriend of fijne collega – gaat dat vaak vanzelf. Je hebt al een band opgebouwd. Maar ook met onbekenden kun je dit bewust inzetten.
Voorbeeldje: hoe had het beter gekund?
Laten we even teruggaan naar de situaties van net.
- Meneer Adriaansen had even oogcontact kunnen maken, een vriendelijke opmerking kunnen maken (“Fijn dat u tijd had voor mij”) en pas gaan zitten nadat jij dat ook deed.
- Je manager had je bij binnenkomst even serieus aangekeken en gezegd: “Wow Marieke, je lijkt wel te ontploffen – wat is er aan de hand?” Daarna had hij je kunnen uitnodigen om even te gaan zitten en echt naar je luisteren.
- Je medereiziger in de trein had rustig kunnen zeggen: “Sorry dat ik stoor, mag ik even iets vragen? Weet u misschien welk station dit is?”
Afstemmen via gedrag: spiegelen
Kijk maar eens naar twee mensen die goed met elkaar in gesprek zijn. Je zult zien dat ze vaak onbewust elkaars houding en gebaren overnemen. Ze zitten allebei achterover, hebben hun armen over elkaar, pakken een glas of pen op dezelfde manier – allemaal subtiele signalen van ‘wij zitten op één lijn’.
Je kunt dat zelf ook bewust doen. Door (een beetje!) het gedrag van de ander te spiegelen, help je de afstemming. En nee, dat is niet raar. Meestal merkt de ander het niet eens op. Doe het wel op een manier die bij je past – het moet niet als een toneelstukje voelen.
Een voorbeeld: je zit in een zakelijk gesprek en merkt dat je gespannen rechtop zit, terwijl je gesprekspartner relaxed achterover hangt en een beetje zit te filosoferen. Probeer dan ook iets meer te ontspannen. Grote kans dat die ander vanzelf iets actiever wordt zodra jij weer wat rechter op gaat zitten.
Afstemmen via emotie
Mensen die goed contact hebben, zijn ook vaak op elkaars emotie afgestemd. Ze lachen samen, worden serieus tegelijk of fluisteren als het nodig is. Probeer dus niet alleen te letten op wát iemand zegt, maar ook hoe diegene zich voelt.
Een handige tip: stel je voor hoe jij eruitziet als je die emotie zelf hebt. Dat helpt om je eigen houding natuurlijk aan te passen.
Een voorbeeld: je collega Marian komt stralend aanlopen bij de koffieautomaat en vertelt super enthousiast over een golfclinic. Jij hebt niks met golf. Maar in plaats van een beleefde “Oh, leuk zeg”, kun je haar enthousiasme spiegelen. “Je straalt helemaal!” zeg je dan bijvoorbeeld. Dan voelt ze zich echt gehoord. Daarna kun je het gesprek makkelijk een andere kant op sturen: “Ik had ook een topweekend – ik zit helemaal in een fantastische roman…”
Oefenen?
Ga er eens op letten: hoe wil jij zelf graag dat mensen op jou afstemmen? En hoe doe jij dat zelf eigenlijk? Zit daar een verschil in? Dan heb je meteen iets waar je mee aan de slag kunt.
En onthoud:
Eerst afstemmen, dán pas leiden.
Wil je dat mensen naar je luisteren, jou volgen of met je samenwerken? Zorg dan eerst dat je echt contact maakt. Dan gaat de rest vaak een stuk makkelijker.
